Hoe creëer je ruimte voor creativiteit? Er is niets zo frustrerend als vol energie ‘ontwaken’ uit een inspirerend creatief proces en erachter komen dat je de komende weken geen tijd hebt om iets met al je plannen en ideeën te kunnen doen.
Orde in óf ode aan de chaos
Een bureau vol lijstjes, interactieve agenda’s die je berichtjes sturen, planborden en een kast vol timemanagement boeken. Van alles heb ik geprobeerd om orde in de chaos te creëren. Een opgeruimd bureau is te hoog gegrepen, maar een bijgewerkte agenda is wel een verademing; om ongegeneerd te kunnen dagdromen of mezelf te verliezen in een creatief proces.
Hoe sneller je lastige of vervelende taken afhandelt hoe meer tijd je overhoudt voor leuke dingen. Dat is makkelijk gezegd. Hoe zorg je dat je de dingen die je moet doen ook echt doet? Hoe creëer je overzicht en stel je prioriteiten met een creatief brein dat continue jouw aandacht vraagt, nieuwe ideeën bedenkt en verlangt naar tijd en ruimte om te kunnen creëren.
Getting things done: Maak het visueel
“Als een rommelig bureau staat voor een rommelige geest, waar staat een leeg bureau dan voor?” Een quote van Albert Einstein waar ik altijd om moet glimlachen. Op een rommelige bureau ligt in het zicht wat er nog moet gebeuren. Brandy Agerbeck, een grafisch visualizer, laat in haar TEDx-talk een manier zien hoe je taken inzichtelijk kunt maken en projecten visueel kunt structureren. Haar systeem zag er zo leuk en praktisch uit dat ik het ben gaan proberen. Nu, twee jaar later, ben ik enthousiaster dan ooit; het blijft een uitdaging maar ik heb in- én overzicht!
3 manieren om je taken te sorteren …
Met dit systeem kun je op drie manieren je taken groeperen én sorteren. Op project (kleur), op prioriteit (bovenaan), op wat er al gedaan is (rechts) en nog gedaan moet worden.
Het systeem in het kort:
1. Kies voor elk project één kleur post-it.
2. Schrijf per project alle taken op.
3. Gebruik één post-it per taak.
4. Selecteer per project de belangrijkste taken. Deze plak je bovenaan.
Voordelen: Omdat alle taken op losse post-its staan kun je ze onderling eenvoudig sorteren en groeperen. De bovenste briefjes zijn het belangrijkste. Dit helpt je om prioriteiten te stellen.
Heb je tijdens het werken en aan je taak behoefte aan een reminder? Plak de post-it op je beeldscherm of neem hem mee in je agenda. Dit helpt je bij het focussen.
Alle taken die zijn afgerond streep je door. Deze post-its plak je rechts. Dit helpt je om in één oogopslag te zien aan welke project (kleur) je recent veel hebt gewerkt en aan welke projecten je weinig tijd hebt besteed.
Nieuw overzicht van prioriteiten
Nu komt het leukste. Omdat je een taak hebt afgerond ontstaat er een lege plek in jouw systeem. Vul deze lege plek met de volgende prioriteit. Kies niet gedachteloos de eerst volgende post-it. Denk eerst even na, kijk van onder naar boven. Stel jezelf eerlijk een van de volgende vragen:
- Welke taak, binnen dit project, heeft nu de hoogste prioriteit?
- Welke taak is op dit moment het meest logisch om als eerste uit te voeren?
Omdat je in gedachten van A tot Z het hele project weer even doorloopt ontstaat er focus. Gijp dit moment dus aan om jouw planning opnieuw te rangschikken. Dit houdt je scherp. Zo ontstaat er telkens na het afronden van een taak een nieuw overzicht:
- Van onder naar boven – binnen het project.
- Van links naar rechts – binnen de verschillende projecten.
Waarom dit systeem werkt?
Wat doe je als je net lekker met een taak bezig bent en je een creatieve ingeving krijgt? Een idee of oplossing voor iets waar je al heel lang over aan het tobben bent. Je ziet het helemaal voor je. Het is zo inspirerend of belangrijk dat het je aandacht opeist. Als je er niet direct mee aan de slag gaat loop je het risico dat je de ingeving vergeet. Het vervliegt. Dit vraagt om directe actie. Dé valkuil om jou taak niet af te ronden.
Speciaal voor dit soort momenten voeg je een ‘parking’ aan het systeem toe. Een plek waar je deze ideeën kunt parkeren voor later. Het klinkt simpel en logisch en dat is het ook. Hoe het werkt: je pakt een post-it en schrijft het idee kort op. In kernwoorden, eventueel met een snelle schets of doodle om het idee te verduidelijken. Daarna beschrijf je kort waarvoor het idee een oplossing is. Plak deze post-it bij jouw parking. Nu kun je verder met de taak waar je mee bezig was. Dat lukt nu beter omdat je zeker weet dat je je ingeving niet vergeet.
Organiseer, probeer en personaliseer …
Wat voor wie werkt is natuurlijk per persoon verschillend. Het mooie van dit systeem is dat je het volledig kunt personaliseren. Je kunt het een eigen, persoonlijk karakter geven, waardoor het ook voor jou kan werken. Mocht je meer informatie willen, vragen hebben, behoefte om eens samen te sparren of te overleggen. Schroom niet, daar sta ik zeker voor open. Ik hoor het graag. Heel veel succes met al je plannen, werkzaamheden en activiteiten.